Overheidsblabla en andere vaagheden…

De inwoners van Ede hebben de ambtenaren van hun woonplaats maar liefst een 8,4 gegeven voor hun heldere schrijfstijl. Dankzij tips van burgers zijn ambtenaren duidelijker en leesbaarder gaan schrijven. Goed idee, vindt Van Hulzen. Heldere overheidscommunicatie is al jaren een van onze speerpunten.

Van Hulzen begeleidt communicatie door diverse overheden, van ministeries tot waterschappen. Dit doen wij niet alleen op strategisch adviesniveau, maar ook heel basaal op taal- en tekstniveau.

Ambtelijk jargon

Christianne Lemckert, neerlandica en pr-projectmanager bij Van Hulzen, ervoer de problematiek van het ambtelijk jargon tijdens haar werkzaamheden als huisstijlbewaker bij het ministerie van Volkgezondheid, Welzijn en Sport. “Hoewel ambtenaren zich steeds meer bezig houden met het helder verwoorden van hun boodschap, verschuilen sommigen zich toch nog achter moeilijke woorden, onbegrijpelijke zinnen en lege termen. En wie neemt de inhoud nou serieus, wanneer de vorm niet klopt?”

Als voorbeeld haalt Lemckert een fragment aan uit een kamerbrief.

Tijdens de behandeling van de begroting Volksgezondheid, Welzijn en Sport 2011, heb ik in mijn tweede termijn de Kamer toegezegd schriftelijk te reageren op het verzoek van mevrouw Wiegman Van Meppelen Scheppink om een toelichting over de wijze waarop het besluit inzake de eenvoudige mobiliteitshulpmiddelen tot stand is gekomen, op de motie van mevrouw Agema waarin zij verzoekt om de eenvoudige mobiliteitshulpmiddelen per 2011 in de zorgaanspraken te houden en op de motie van mevrouw Wolbert die voorstelt om beloningen voor bestuurders en toezichthouders in de zorgsector onder het eerste regime van de wettelijke norm voor beloningen in de publieke en semipublieke sector te laten vallen.

“Wie snapt dit nou? Het is een grote, onduidelijke brij van woorden. Daarnaast is deze zin – jawel, het is slechts één zin! – natuurlijk veel en veel te lang”, zegt Lemckert. “Dit kun je veel korter en vooral duidelijker vertellen.”

In deze brief geef ik antwoord op de vragen van mevrouw Wiegman-van Meppelen Scheppink, mevrouw Agema en mevrouw Wolbert. Als eerste licht ik de vraag van mevrouw Wiegman toe. Zij vraagt zich af hoe we tot het besluit over de eenvoudige mobiliteitshulpmiddelen zijn gekomen. [Et cetera…]

Tips voor duidelijke taal

Volgens Lemckert zijn er drie regels waar mensen, en met name ambtenaren, aan moeten denken, willen zij effectief zijn. Ten eerste moet je je aanpassen aan het niveau van je doelgroep. “Welke voorkennis heeft je publiek? Is de lezer een specialist of een leek? Heeft de doelgroep gestudeerd of bestaat die uit schoolverlaters?”

 De volgende stap is dat je zelf moet begrijpen wat je wilt zeggen. “Wanneer dat niet het geval is, dan zal je publiek het stuk al helemaal niet begrijpen”, aldus Lemckert. Tot slot moet je durven uitleggen wat je bedoelt. “En vooral niet bang zijn om details, die er niet toe doen, weg te laten. De angst dat een vereenvoudiging van de tekst de kern van de zaak niet meer raakt, weerhoudt veel mensen ervan begrijpelijk te zijn.”

Sociale media

De komst van de sociale media heeft de noodzaak tot heldere en bewuste communicatie nog eens aangescherpt. Hoewel het in eerste instantie lijkt alsof alles kan en mag binnen de sociale media, moet de gebruiker beseffen dat één enkel foutje grote gevolgen kan hebben voor zijn of haar imago. Daarom heeft Van Hulzen vorig jaar een handige tool in het leven geroepen, de matrix ‘Communicatiemiddelen 2.0 voor gemeenten’. Dit stappenplan is speciaal bedoeld om gemeenteambtenaren inzicht te geven in de functies van de diverse sociale media. Lemckert: “Als je weet hoe je een medium moet gebruiken, is het makkelijker hier je taalgebruik op aan te passen.”

 Klik hier om de matrix ‘Communicatiemiddelen 2.0 voor gemeenten’ te downloaden.